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QuickBooks花销系列(二):记录反复出现的账单

企业经常收到月账单,而且数目差别也不大。例如,电费单在每月的19号到,但是数目可能不同;房租账单却每个月都是固定的$1000;每个月买的办公用品也基本类似,但是数量和价钱会不同。对于这些类型的账单,QuickBooks的memorized transaction功能起了大用处。   QuickBooks可以记住账单并且重复使用,还可以创建账单组,到了合适时间,一次性记录所有的账单。就算一些条目有所… (阅读全文)

设置QuickBooks选项清单

使用QuickBooks时,打开任意一个窗口或单据,都会出现一些下拉选项。这些下拉选项使得填写单据或其他操作时更加方便。例如,当填写invoice时,从顾客/业务下拉选项中选择了一个顾客,则地址,付款方式,期限等都会根据客户档案自动填充。从付款期限下拉单中选择一个期限,可以告诉QuickBooks如何计算invoice due date。如果从价位(price level)清单中选择一个价位,QuickBo… (阅读全文)

QuickBooks Item系列(四):其他类型条款

上几次的文章中,我对QuickBooks的服务条款(service item)和产品条款(product item)做了大致的介绍。今天,我会对除服务和产品外的其他类型条款做一些介绍。   其它费用(Other Charge)   Other Charge item是用作除服务和产品收费外的费用,例如运费,信贷费,退票费用等。可以是一个固定费用,也可以是一个百分比。例如,企业可能向客户收取真实运费,或者以产品成本的… (阅读全文)

QuickBooks Item系列(三):服务条款 (Service Item)

服务是企业销售的无形产品。例如,企业提供的咨询服务,网费,理发等等。   如果企业提供电话回复服务。企业挣得收入当顾客付费;企业又要支付员工工资,但是工资的多少与提供的电话服务没有直接关系。对于这种类型的企业来说,运营费用不会跟某一特定客户或特定业务联系起来。   但是对于某些企业,例如法律咨询公司,partners通过服务时间来获取工资。所以partner的工资对于… (阅读全文)

QuickBooks Item系列(二):inventory item vs. non-inventory item

企业销售产品(product)有两种方式,一种是从供应商处买入,变为库存,再销售;一种是为某一特定业务而购买。   当为业务或应客户要求而购买产品时,你需要items,但无需关心库存数量。这种情况,你需要的是non-inventory part items。例如,对于总承包商来说,经常应业务要求购进材料,并向顾客报销。因此,承包商无需库存,所以可以使用QuickBooks的non-inventory part it… (阅读全文)

QuickBooks Items的用处

用过simply accounting的用户肯定对QuickBooks items功能感到困惑。为什么有了账户(account),还要多一项item,再将item和某一账户连接起来,才可以写销售单呢?   下面,我会介绍以下QuickBooks items的大致用途。   首先,出现在销售单(invoice, sales receipt, credit memo等)上的任何一个条款(产品,服务,小计,折扣,消费税等)都属于QuickBooks items。   为什么… (阅读全文)

在QuickBooks中建立To-Do

像邮箱或其他的日程程序,在QuickBooks也可以建立日程与备忘录。你可以给顾客,咨询人,供应商,以及员工创立to-do。在To do list窗口中,可以管理to-do,给to-do分类,并进行筛选。   创立To-Do   在QuickBooks中,有多种方式可以创立to-do 在客户或供应商中心 在咨询人中心 在to do list窗口 (company → to do list)   To-Do的功能   设定种类,例如打电话,发传真,邮件… (阅读全文)

QuickBooks客户中心(三):合并客户记录

假设你给两家公司做维修(在QuickBooks客户中心建立了两个独立的客户记录),稍后,这两家公司鉴于业务与现金流的考虑,决定将两家公司合二为一。那么,对于你来说,如何将两个企业合并成同一个客户记录,同时保留客户所对应的业务,账单及其他交易记录呢?答案是:QuickBooks的合并(merge)功能!   合并客户   当你在QuickBooks中合并两个客户时,合二为一的客户保留了之前… (阅读全文)

在QuickBooks中添加咨询人

无论销售产品还是服务,不是所有客户都是一次性交易成功,很多时候,客户最初都仅仅是咨询人。 假如,刚参加完一场贸易展览,带着一叠咨询人信息回到办公室。如果想要让咨询人最终成为客户,通常有很多事情要跟进。例如,回答问题,发送更多企业与产品相关信息。咨询人信息与客户信息类似,但他们还不是客户。QuickBooks的lead center(咨询人中心),能够在您努力销售的同时… (阅读全文)

在QuickBooks中建立业务

当一个公司进行多个项目时,分析项目的财政情况至关重要,是否某一项目比另一项目盈利多。只要给每个项目在QuickBooks中建立一个job, QuickBooks便可以帮你分析项目的财政情况。 在QuickBooks中,每个项目(job)都从属与一个客户(customer)。所以,如果你尝试在零客户名单的情况下创建项目,QuickBooks会强迫你先建立客户名单。一个客户可以涉及多个项目。 在客户中心,右… (阅读全文)