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会计软件系列(十):如何用QuickBooks新建档案

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随着科技日新月异,很多企业都开始把账目电子化,即不再采用老式的纸笔记账法,而是借助记账软件,让记账这一过程变得简单化并系统化,这样既不容易出错,也节省了人力。

那么,如果您的企业刚刚将账目转入QuickBooks时,会面对些什么吗,需要注意些什么,并准备哪些资料呢?以下对此做一些简单的介绍。

建立自己的company file

如果您的企业刚刚成立,那么恭喜,您几乎无需任何准备工作;另一方面,如果您的企业已经有账目存在,那么在您设置QuickBooks功能之前,还有一些准备工作要做。无论您是将电子账目还是纸张账目转入QuickBooks, 第一件事是将公司信息以及现有的账目全部准备在手。准备好后,您便可以开始坐在电脑前,制作您自己的company file了。以下我便介绍一下您需要准备哪些资料。

1.      开始日期(start date:

开始日期最好是上一个法律年(fiscal year)或fiscal period的最后一天。这样,上一年的信息便成为了opening balance(等同于bank statement上的ending balance)。当然,您接下来需要花时间手动记录今年发生的所有交易,但是磨刀不误砍柴工。等到退税时间,您可以很快的得到所需要的报告并完成您的tax return

如果现在已经到了年中,建议还是等到下一年,再转入QuickBooks

2.      账户余额及交易(account balances and transaction:

如果您不是开新开办一个企业,您一定有现存的账目,余额,以及今年发生的交易记录。例如,去年末,checking账户里有300余额,这个数字变成为了今年的opening balance,并且这一数据记录会在QuickBooks set up过程中完成。然后,再将今年发生的所有交易一一记录在案,包括所有的销售,花销,工资发放,税负等。这样,才能完成所有的建立asset, liability, equity, incomeexpense account所需的工作。以下是您所需要掌握的账户信息和交易信息。

·        现金余额(cash balances

·        进账余额(customer balances

·        出账余额(vendor balances

·        资产价值(asset value

·        负债余额(liability balances

·        存货(inventory

·        工资表(payroll

想更多了解有关于QUICKBOOK软件使用,以及其他会计基础知识的朋友们,请联系(416219-8681

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