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旅游业务知识系列(二):出境部专线OP工作程序

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上次我们简述了旅行社操作每个部分的操作流程,接下来的几个章节会详细介绍一下每个职能部门主要的工作程序。在这一篇,我会先从我入行第一个职位出境部专线OP讲起。

 

OP就是我们经常讲到的Operator—计调,专门负责报价和团组操作等,主要工作流程包括报价、计划登录、编制团队动态表、计划发送、计划确认、编制概算、下达计划、编制结算、登帐、和归档。

 

报价:

根据对方询价编排线路,以报价单提供相应价格信息。

 

计划登录:

接到组团社书面预报计划 ,将团号、人数、国籍、抵/离机或车、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报,必须请求对方以书面方式补发计划,或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名,回传作为确认件。

 

编制团队动态表:

编制接待计划,将人数、陪同数、抵达和离开的航班车、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在团队动态表中。

 

计划发送:

向各有关单位发送计划书,逐一落实。 1、用房:根据团队人数、要求,以传真方式向协议酒店或指定酒店发送订房计划书并要求对方书面确认。如遇人数变更,及时做出更改件,以传真方式向协议酒店或指定酒店发送,并要求对方书面确认;如遇酒店无法接待,应及时通知组团社,经同意后调整至同级酒店。 2、用车:根据人数、要求安排用车,以传真方式向协议车队发送订车计划书并要求对方书面确认。如遇变更,及时做出更改件,以传真方式向协议车队发送,并要求对方书面确认。 3、用餐:根据团队人数、要求,以传真或电话通知向协议餐厅发送订餐计划书。如遇变更,及时做出更改件,以传真方式向协议餐厅发送,并要求对方书面确认。 4、地接社:以传真方式向协议地接社发送团队接待通知书并要求对方书面确认。如遇变更,及时做出更改件,以传真方式向协议地接社发送,并要求对方书面确认。 5、返程交通:仔细落实并核对计划,向票务人员下达订票通知单,注明团号、人数、航班、车次、用票时间、票别、票量,并由经手人签字。如遇变更,及时通知票务人员

 

计划确认:

逐一落实后,编制接待确认书,加盖确认章,以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。

 

编制慨算:

编制团队概算单。注明现付费用、用途。送财务部总监审核,填写借款单,与概算单一并交部门总监审核签字,报总经理签字后,凭概算单、接待计划、借款单向财务部领取借款。

 

下达计划

编制接待计划及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括:名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的陪同报告书、游客填写的质量反馈单、需要现付的现金等,票款当面点清并由导游人员签收。

 

编制结算

填制公司团队结算单,经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社,催收。

 

报账

团队行程结束,通知导游员凭接待计划、陪同报告书、质量反馈单、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的陪同报告书,以此为据填制该团费用小结单及决算单,交部门总监审核签字后,交财务部并由财务部总监审核签字,总经理签字,向财务部报帐。

 

登帐

部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到团队费用往来明细表中,以便核对。

 

归档

整理该团的原始资料,每月底将该月团队资料登记存档,以备查询。

 

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