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QuickBooks账目表操作(二)

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无论用哪种会计软件,拥有一套适合且正规的账目表是第一步,也是必不可少的一个环节。今天的这篇文中,我会对继上次的介绍,对QuickBooks账目的编码做出一些介绍。希望会对大家有所帮助。

整理账目编号

在最初创立一个公司档案时,账目编码是不显示在账目表中的。一般来说,用户也不用考虑账目编码问题。这个编码只是为了会计或簿记更好的管理你的档案。首先,我想简单讲解以下账目编码的意义。

账目编码不一定和报税时用的general index of financial informationGIFIcode相同,是为了更好的区分账目类别。从数字中就能区分这个账目是Income, expense, current, fixed assetliability account。有些账目,例如office supply,有些公司选择有此类花费时,先作为一项流动资产(current asset),再慢慢地消耗(expense)掉。那么,账目表中很可能存在两个账户,同为“office supply”。可是,通过账目编码,就可以很清楚的区分哪个是asset,哪个是expense account。当然,也可以通过不同的命名,或查看account type来区分。

那么,一般QuickBooks是如何给账目编码的呢?

1000- 1999 Assets

2000- 2999 Liability

3000- 3999 Equity

4000- 4999 Income

5000- 5999 销售成本或一般花销

6000- 7999 花销,间接成本,或其他收入(非主营业务)

8000- 9999 花销或其他花销

很多公司在10003999都用的差不多的账目编码,往后,有的公司有多类别的收入或花销,有的公司可能收入花销种类比较单一。而且,看过年度报表的朋友们可能知道,很多公司会把资产和负债分为流动资产,非流动,固定资产,无形资产,短期及长期负债等。而且都是流动性越高的,排列在越前面。从账目编码中,也可以很清楚的看出来某一账目的流动性。

那么,该如何看见账目编码呢?

QuickBooks顶部菜单栏中,选中Edit → Preferences,在弹出的窗口左边栏中,选择Accounting,在此页面中,选择company preferences(你只有作为公司QuickBooksadministrator才能执行此命令),给“use account numbers”这一条款打上勾,选择“OK”。这样,回到chart of accounts页面,就可以看见账目编码了,并对其进行修改。

下次,我会继续对账目及子账目的命名,添加,修改,删除等做出一些介绍。

想更多了解QuickBooks, Simply Accounting 以及会计EXCEL等会计软件使用的朋友们,请致电:(416219-8681

 

 

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