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在QuickBooks中设置客户 (一)

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 做生意,最重要的是招揽客户。一旦客户招揽到了,要做的是如何维持关系与扩展交易空间。 QuickBooks在客户管理上会是你的得力助手!

 

如果您习惯于用EmailExcel保存客户姓名与联系方式等,觉得转入QuickBooks很麻烦。您大可放心,QuickBooks有一项功能是从EmailExcel中直接导入(import)联系人信息。 或者用粘贴复制的方法也可以。

 

运用QuickBooks加联系人有4种方式:

1. 单独添加详细信息

2. create invoice界面添加

3. 一次添加数个联系人

4. EmailExcel中导入

 

今天我先介绍一下如何单独添加联系人

 

在客户中心(customer center),选择new customer & job → new customer或者按快捷键Ctrl + NNew customer窗口会自动弹出来。

 

在客户姓名下面有opening balance这一项,即客户的欠款,建议大家不要填写。在之后的文章中我会介绍原因,以及合适的处理方式。

 

填写客户姓名。如果你开启了QuickBooksmultiple currency选项,姓名下面会有一个currency boxQuickBooks默认填充你的所在地货币。如果这是一个外国客户,你可以选择适用于他的货币。QuickBooks给每种货币都单独创造了一个account receivable账户。

 

可能有人会问,Excel可以保存无数联系人信息,QuickBooks也可以吗?

 

答案是absolutely not

 

QuickBooks propremium版本最多可以添加14,500个客户姓名;之后讲到添加客户类型时,每种客户类型最多可存在10,000个姓名。下面,我会给大家一些建议,如何不超过姓名最大限额。

l  保守命名法

一个客户姓名代表一种类型的客户。例如,给所有付现金的客户命名为“cash sales

l  注意姓名数量

任何时候,按下F2键,就可以打开product information窗口,这里就可以看到客户总量。

l  Upgrade

如果真的没有其他办法了,只能升级到enterprise版本,可以允许你添加超过100,000个客户以上。但是,客户数量一多,系统自然运作会比较慢。

l  交易完成的客户,inactive

之后我会讲到如何把一个客户inactiveinactive不是删除,想看以后还是可以看到,只是不存在于customer list中了,不占一个数量。

l  Export

短期内不会再有交易的客户可以导出到excel。用不到QuickBooksinvoicereceipt给这个客户,但是可以保留在excel,继续给他们发我们的宣传信息。

 

下次我会对客户联系信息继续做出介绍,希望对大家有所帮助。

 

想更多了解QuickBooks, Simply Accounting 以及会计EXCEL等会计软件使用的朋友们,请致电:(416219-8681

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