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QuickBooks账目表操作(五):修改与合并账目

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当账目表建立好之后,可能因为误建,命名错误,等等原因,需要对已建账目进行修改。

账目名在任何时候都可以修改,在账目表中选中此账目,快捷键Ctrl + E或右键选中edit。但是QuickBooks对账目种类的修改却诸多限制。

在以下情况,你不可以对账目种类进行修改

·        有子账目存在

·        它是account receivableaccount payable账目。其他类型的账目也不可以转变为A/RA/P账目

·        QuickBooks自己建立的账目,例如Undiposited Funds

隐藏或删除账目

除非在建立账目表时,误建了一个不必要的账目,并且没有用此账目建立过任何itemtransaction,那么,你可以简简单单地删除此账目,否则,QuickBooks会禁止你的删除指令。

这种情况下,最好是隐藏(hiding)此账目。隐藏账目不代表它就此消失了,而是你在账目表中看不见它。当你在账目表中选择show all accountsinclude inactive)时,它会重新出现。

合并账目

在记账过程中,你可能发现两个同样意义的账目,例如,postage expensemail expense,对于你来说没有丝毫分别。但是,有些帐记录到postage expense账目中,有些帐却记到mail expense账目中去了。没有关系!QuickBooks可以让你将这两个账目合二为一!

但是,在合并之前,要想清楚,因为一旦执行此命令,就没有回头路可走了。

在合并账目之后,QuickBooks把所有相关transaction的账目对变成这个新账目了,所以,只有在两个账目是同一种类(same account type),同一等级(same level)时,在可以进行合并。

关于更改账目种类的限制,在上文中有提到。更改账目等级,也很简单。用鼠标在账目表中拖动账目,将其拖动到另一等级位置,就可以修改账目等级了。

接下来,就可以进行账目合并了。合并账目之前,如果你们公司用了multiple-user 模式,一定要记得转换到single-user模式。

然后,回到账目表中,找到多于的那一个账目,ctrl + E进行修改,将此账目的编码和名字全部更改到跟另一账目一模一样,save & closeQuickBooks会弹出一个对话框提醒你,这个编码和名字已经在使用中了,问你要不要合并两个账目。点击YES。合并账目就完成了!

 

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