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在QuickBooks中制作发票系列(五):输入发票内容

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如果看了此系列之前的文章,您应该会对可以在发票中添加的项目(item)类别有一定的了解。今天我就来谈谈如何根据您销售的产品和希望客户支付的金额在发票中添加这些项目。

 

添加items的顺序十分重要。例如,当添加一个subtotal itemQuickBooks会将前面多有items金额汇总。系统无法自动侦查顺序的对错,你可以将subtotal item放在第一行,虽然这样做一点用处也没有。

 

不同的发票模版,纵行栏目的顺序也不同。以下我按照Intuit product invoice 模版的栏目顺序来讲解:

 

  • Quantity数量:对于实体产品,输入数量;对于按小时(或其他时间单位)出售的服务,输入时间单位数量。如果服务按照同意价格出售,这一栏目可以空着不填,直接填写amount栏目。

 

注:如果填写的数量超过了手头实际拥有的数量,QuickBooks pro版本会提醒你数量不足。但是premier版本不仅提醒不足量,还会告诉你手头有多少个,有多少开在订货单上,以及总共可以使用的。

 

如果选择的itemdiscount, subtotalsales tax等,quantity不可使用。

 

并且需要注意的是,当选择了一个item时,应该查看amount(总额)栏目。如果数字太大或太小,可能是你输入的数量和单位不符。例如额外补习按小时收费,按常规课程按天收费。

 

  • Item code产品 (编码) :点击此栏目,从下拉条中选择你所销售的产品或其编码。根据与你在创建此item时所输入的信息,QuickBooks可能会自动填充后面的descriptionprice each (rate)

 

  • Description: 如果您的库存产品有常规描述,那么系统会自动填充此项目。但是你还有机会更改。

 

  • Price each (or Rate) :同样,系统可能会自动填充。看你在item record里如何填写的了。

 

  • Class:如果开启class功能才会看见。

 

  • Amount: 系统根据qualityprice each栏目,自动算出总金额。

 

  • Tax:如果你在item record中填写了消费税信息,系统则自动填充。例如HST13%)。那么系统会自动计算消费税,即税后价格。

 

 

下次我们会更多谈到如何在发票中插入或修改一个项目。希望对您有所帮助。

 

想更多了解QuickBooks, Simply Accounting 以及会计EXCEL等会计软件使用的朋友们,请致电:(416219-8681

 

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