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组团计调流程

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一、接受报名: 签订《组团旅游合同》,全额收款,交财务部入帐,填写交款记录,成团。

 

二、编制(预报)计划: 向目的地接待社询价的同时编制出团计划《团队接待通知书》;向行程中的各接待社发出预报。

 

三、编制结算: 1.编制概算,报财务审核,总经理签字后开始作业; 2.凭《概算单》、《组团合同》、地接社《确认》件、正式计划《团队接待通知书》填写《借款单》,经部门经理签字,报财务审核,总经理签字后领取借款。

 

四、订票作业: 仔细落实并核对计划,向票务人员下达《团队订票单》,注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量,并由经手人签字。如遇变更,及时通知票务人员。

 

五、书面确认: 督促接待社在最短的时间内(8—24小时)书面确认。确认重点为:机(车、船)票、用房、用车、结算等。

 

六、发出正式计划: 早于出发前发出正式计划,要求:正式打印,加盖计划专用章,一式两份(发出、留存各一份)。督促回执。

 

七、选派导游: 向导游交代接待计划,确定团队接待重点及服务方向;

 

八、最终确认: 出发前24小时与对方核对计划 ,要求对方最终确认。向对方催要〈结算单〉。

 

九、付款: 确认团队质量无异议,经财务部审核,总经理批准,(允许预付)将团款汇入地接社帐户。

 

十、报帐: 团队行程结束,一周内清帐。填写《决算单》,连同《概算单》一式两份、《组团合同》、地接社《确认》件、地接社《结算单》、《团队接待通知书》原始凭证,交公司财务部报帐;

 

十一、登帐: 部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中,以便核对。 十二、归档: 整理该团的原始资料,每月底将该月团队资料登记存档,以备查询

 

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