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QuickBooks账目表操作(三):账目命名与添加

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无论用哪种会计软件,拥有一套适合且正规的账目表是第一步,也是必不可少的一个环节。今天的这篇文中,我会对继上次的介绍,对QuickBooks账目命名,添加做出介绍。希望会对大家有所帮助。

给账目命名应该注意三点:

1.      独特

2.      宏观

3.      一致

独特的意思不仅是两个不同账目不可重名,也最好不要是近义词。例如,advertising marketing,除非这两项花销对于您来说完全不同,否则,最后给账目命名为advertising & marketing,然后,细致的项目,例如,newspaper, magazine, events等, 可以创造子账目或者items

账目是一个高层分类,所以命名要有概括性,例如service income, product income。如果您将账目命名为Tom’s consulting, Mary’s consulting,就太specific了。如果Rose接替了Mary的工作,则再建立一个账目?

如果你尝试建立了一个已存在账目,除非输入一模一样的名字,否则QuickBooks必经不是人,也觉察不出来的。例如,同样的“邮费”,您可以命名为Expense-postage, Postage, Postage and delivery, Shipping…等等。在输入billschecks时,可能造成有些postpostage account,有些又postpostage and delivery account中去,造成不便。所以,命名的一致性也非常之重要。

关于账目类型

如果您仔细观察QuickBooks账目表,会发现,账目可以分为两种类型,有结余(balance)的和没有结余的。再打开Balance sheetincome statement,您会发现,有结余的账目全部都出现在了balance sheet中;而没有结余的账目全部出现在了income statement中。

创建新账目

公司档案一旦建立完成,增加新账目的频率会减少。但是,并不排除公司增加了一项新的业务,添加了一份贷款,多雇佣了一个转包商等。创建新账目很简单:

首先,打开账目表,Ctrl + A。您可以按照账目编码,首字母,或类型对账目进行排列,点击以下竖列标题就可以了。也可以拖动账目改动其位置。

然后按下快捷键Ctrl + N,就可以进入到创建新账目的窗口了。

下此的文章中,我会更多的介绍QuickBooks账目的类型(account type)和“创建新账目”窗口中的其他注意事项。

想更多了解QuickBooks, Simply Accounting 以及会计EXCEL等会计软件使用的朋友们,请致电:(416219-8681

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